Como preparar e conduzir reuniões
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Como preparar e conduzir reuniões
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Primeiro que tudo há que estabelecer a agenda. Que assuntos vão ser discutidos e por que ordem. Comece com um simples. Deixe espaço no fim para outros assuntos que queiram discutir. Assim, para além de dar formalmente espaço para outras preocupações que os condóminos tenham, também pode usar como argumento para voltar ao assunto em discussão sempre que a assembleia se disperse.Para cada assunto estabeleça objetivos. É essencial que os objetivos sejam claros para que possa concluir quando estes foram atingidos e passar ao assunto seguinte. Embora possa parecer um preciosismo, convém refletir um pouco sobre o que se pretende. Veja por exemplo, o assunto o pintar o Prédio: o objetivo pode ser decidir quando, ou o que será pintado ou como será financiado, ou todos os objetivos referidos atrás.
Comunicar antecipadamente os objetivos também ajuda a aumentar a produtividade da reunião.
Para o ajudar a conduzir a reunião, escreva num papel os assuntos e respetivos objetivos, assim como questões que queira colocar. Deixa espaço para as suas notas. Esta "cábula", assim preparada, também o pode ajudar a fazer a Acta.
A seguir notifique os Condóminos, não esquecendo os não residentes. Veja as moradas e/ou endereços de email na folha de cálculo, em Contactos. Na páginas convocatória e convocatória individual pode encontrar exemplos de convocatórias.
Em alguns Países a lei define o tempo mínimo de aviso que se deve dar aos Condóminos. Também pode ditar o uso de Correio Registado.
Peça a assinatura dos presentes. Traga uma lista das frações e respetivos donos para estes assinarem. Têm um exemplo para este efeito em Folha de Presença.Durante a reunião, tenha um papel condutor, seguindo a ordem de trabalhos e perseguindo os objetivos de cada assunto. Tome notas.
Finalmente, pegue nas suas notas e escreva a Acta. Deve faze-lo logo depois, enquanto a informação ainda está fresca na memória de todos, incluindo a sua. Depois de concluída peça a todos os participantes que assinem. Saiba mais
Os condóminos que não compareceram à reunião deverão ser informados das deliberações da Assembleia. Segundo o artigo 1432º do Código Civil Português, estes deverão ser informados das deliberações por carta registada com aviso de receção no prazo de 30 dias.
Legislação Portuguesa
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Legislação Portuguesa
A legislação Portuguesa determina que os condóminos sejam convocados com 10 dias de antecedência, por Carta Registada ou por aviso convocatório com apresentação de um comprovativo assinado pelo condómino.
Assim, o processo mais simples que cumpre a lei será usar ambos os meios. Poderá fazer o seguinte:
1) Com pelo menos 20 dias de antecedência, convocar todos os condóminos por meio de carta colocada diretamente nas suas caixas de correio. Na carta segue, juntamente com a convocatória, um recibo de aviso ao qual é pedido ao condómino que assine e deposite na caixa do administrador.
Para os condóminos não residentes, que por escrito tenham entregue um pedido de que a sua correspondência seja enviada para uma outra morada, usar os serviços de correio.
Deve dar como prazo para entrega do recibo de aviso 5 dias.
2) para todos aqueles que não entregarem o aviso, enviar a convocatória por carta registada. Deve garantir que a carta chega ao destinatário 10 dias antes da reunião. Deste modo só terá de preencher os envelopes e os formulários para envio de correio registado para uma pequena parte dos destinatários.
Fonte: Código Civil Português, Artigo 1432.º - Convocação e funcionamento da assembleia.
Nota: Segundo o mesmo artigo, as deliberações têm de ser comunicadas por carta registada com aviso de receção a todos os condóminos ausentes, no prazo de 30 dias.