Elaborar o mapa de Quotas
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Elaborar o mapa de Quotas
O Mapa de Quotas deve ser simples e no entanto refletir com precisão o estado das contas de cada fração. É recorrente haver quotas transitadas do ano anterior, quotas pagas parcialmente (normalmente por engano) e até quotas pagas para o ano seguinte (ver pagamento de Quotas). Propõe-se aqui a forma abaixo exemplificada e descrita detalhadamente para apresentar o Mapa de Quotas.
| Porta | Saldo transitado(1) | Quota | Janeiro | Fevereiro | Março | ... | Dezembro | Saldo | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R/c A | -5,20 € | 20,00 € | X | ||||||
| R/c B | 0,00 € | 22,00 € | X | X | 2,00 € | ||||
| R/C C | 3,00 € | 22,00 € | X | ||||||
| … |
(1) Saldo transitado é o crédito ou divida existente no final do ano e transitada para o ano corrente.
Neste exemplo, temos:
- R/c A. Devia 5,2€ relativos ao Ano transitado. Este ano pagou um total de 25,20€, o que liquida a divida referente ao ano anterior e perfaz o valor da quota de Janeiro.
- R/c B. Pagou a totalidade dos quotas referentes ao ano anterior. Este ano já pagou um total de 46€, o que perfaz as as quotas de Janeiro e Fevereiro, sobrando os 2€ que entram como saldo.
- R/c C. No ano anterior pagou em excesso 3€. Este ano já pagou 19€, o que, somado ao crédito do ano anterior, perfaz o valor da quota de Janeiro.
Descrição detalhada do Mapa de Quotas
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Descrição detalhada do Mapa de Quotas
O método proposto representa as seguintes situações da forma descrita:
- Inicio do ano, saldos transitados do ano anterior
Um forma simples de apresentar o estado das contas é introduzir o saldo transitado do ano anterior, numa das primeiras colunas. Este é o ponto de partida para cada condómino.
O valor transitado, se positivo, deverá também se traduzir em Quotas pagas e/ou saldo (caso não perfaça o valor de uma Quota). As Quotas pagas nesta situação deverão ser assinaladas de modo diferente, usando não uma cruz mas, por exemplo, um "A" - Ano anterior (Não esquecer de incluir na legenda o significado do símbolo escolhido).
Se negativo, o saldo transitado deverá também ser transportado para a coluna saldo, indicando nesta, com um (*), que se trata de um valor ainda em divida do ano anterior. - Quotas pagas
Cada mês pago pelo condómino, na totalidade, deverá ser refletido na respetiva coluna do mês. colocando uma cruz. - Acertos
A coluna Saldo deve traduzir várias tipos de acertos: Se negativo deverá traduzir os valores em falta, se positivo deverá refletir Quotas de meses seguintes parcialmente pagas ou Quotas já da responsabilidade da administração seguinte. - Fim do ano
No fim do ano, o valor que constar na coluna Saldo, seja este positivo ou negativo, será transitado para o ano seguinte. Se for um valor positivo deverá se traduzir em Quotas pagas no próximo Ano, se for negativo o administrador seguinte deverá cobrá-lo ao respetivo condómino. - Alteração do valor da Quota a meio do ano
Se por algum motivo a quota alterar a meio do período administrativo, deverá introduzir uma nova coluna, idêntica à coluna Quota do exemplo, antes da coluna do primeiro mês cujo valor de Quota é diferente.
Quotas recebidas para as quais não se consegue identificar o pagador.
Em pagamentos feitos por transferência bancária (registados em Movimentos de de Conta à Ordem), por vezes não se consegue identificar o pagador, ou porque não entregou o comprovativo ou porque a informação da transação não é suficiente. Nestes casos aconselha-se que, juntamente com o Mapa das Quotas, sejam publicados estes movimentos pedindo aos originários das movimentos que apresentem os comprovativos dos mesmos.
O mais simples é apresentar uma lista contendo o seguinte:
- Data do movimento.
- Descrição.
- Valor.
Ter em atenção que um crédito na conta também poderá ser um reembolso.