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Registar os pagamentos e Quotas

Para todos os pagamentos efetuados deverá obter um comprovativo, fatura ou recibo. Esse comprovativo deverá ser numerado (atribuído um nº de documento) e arquivado na pasta, como descrito em Organizar o Dossier.

Caso pague com o dinheiro em Caixa deverá registar logo no Diário de Caixa, como descrito em Movimentos de Caixa.

Se pagar por Cheque, não se esqueça de registar também o cheque passado, como descrito em Registo de Cheques.

Receber Quotas

Naturalmente, os pagamentos efetuados pelos Condóminos poderão ser feitos de diferentes formas, aqui destacam-se em numerário por transferência bancária.

Quotas pagas em em numerário

Esta operação dá entrada de dinheiro em Caixa, pelo que deverá se registada no Diário de Caixa, como descrito em Movimentos de Caixa.

Deverá, também, ser passado o respetivo recibo ao Condómino.

Quotas pagas por transferência bancária

Nesta situação existem duas formas de a Administração tomar conhecimento de que o Condómino efetuou o pagamento da respetiva Quota, ou através de uma cuidadosa análise do Extrato Bancário, ou através de cópia do comprovativo dessa mesma transferência, a qual deverá ser entregue por o condómino. No momento em que a Administração recebe o Extrato de Conta à Ordem, deverá proceder à sua transcrição para a folha de cálculo, bem como ao tratamento de todos os recebimentos efetuados por transferência bancária, os quais deverão ser efetuados pela mesma ordem com que aparecem no referido Extrato.

Para cada recebimento efetuado, bastará seguir o guia Movimentos da Conta à Ordem , passar o respetivo recibo ao Condómino, e atualizar o Mapa de Quotas, como descrito abaixo.

Atualizar Mapa de Quotas

Em qualquer dos casos, há sempre que atualizar o Mapa de Quotas, indicando os meses pagos pelo condómino. A folha de cálculo disponibilizada tem uma página para esse efeito.

Caso o Condómino pague uma fração da Quota, então o mês não deverá contar como estando pago. Deverá ser dado um saldo nesse valor e só quando perfazer o valor total da Quota é que deve considerar o mês como estando pago.

Cuidados a ter com os recibos

Recibos são provas de pagamento, portanto é absolutamente necessário manter o controlo sobre eles. Se não estão previamente numerados, numere-os usando uma numeração sequencial.

Em caso de engano, não se deverá desfazer do recibo. Deverá escrever a palavra ANULADO por cima do mesmo e mantê-lo no Livro de Recibos.

Deve usar sempre o primeiro recibo disponível, datá-lo e indicar os meses e fração a que se refere.

Quotas em atraso (Legislação Portuguesa)

Caso não conste do Regulamento do Condomínio, aplica-se o prazo estipulado no art.º 20 do Regime de Arrendamento Urbano - RAU. Este artigo estipula como prazo de pagamento o 1º dia útil do mês anterior a que diz respeito. Assim, Fevereiro deverá ser pago no 1º dia útil de Janeiro, por exemplo.

O nº2 do art.º 1041 do Código Civ estipula que o direito à indemnização cessa se o locatário liquidar a divida no prazo de 8 dias.

É aconselhável que, tanto a data de pagamento quanto o valor da indemnização seja estipulado pelo regulamento do Condomínio. Deste modo o prazo e indemnização são do conhecimento de todos, o que dá mais legitimidade ao Administrador de penalizar possíveis abusos.

Em caso de incumprimento poderá recorrer ao Julgado de Paz da sua zona. Antes de proceder a uma ação judicial é desejável, senão essencial, ter o orçamento devidamente aprovado pela Assembleia de Condóminos, e ter o comprovativo de que o proprietário recebeu as deliberações no prazo estipulado por lei. (ver páginas Redigir uma Acta e Convocatória Individual para mais informações)

Recebimentos de origem desconhecida

Valores pagos pelos Condóminos.por via das transferência bancária, nos quais não se consegue identificar o Condómino ou a fração a que se destina é muitas vezes recorrente. É comum em alguns Condomínios aparecerem depósitos na Conta a Ordem sem que o autor se identifique. Também acontece por vezes depósitos na Conta à Ordem do Condomínio devido a algum reembolso de alguma transação efetuada por a administração corrente ou anterior.

Nestes casos aconselha-se que, juntamente com o Mapa das Quotas, seja publicado estes movimentos pedindo aos originários que apresentem os comprovativos dos movimentos.

O mais simples é apresentar uma lista contendo o seguinte:

  • Data do movimento.
  • Descrição.
  • Valor.

Exemplo de Mapa de Quotas

O Mapa de Quotas deve ser simples e no entanto refletir com precisão o estado das contas de cada fração. É recorrente haver quotas transitadas do ano anterior, quotas pagas parcialmente (normalmente por engano) e até quotas pagas para o ano seguinte.

O Guia Condomínio propõe a forma abaixo exemplificada e descrita detalhadamente para apresentar elaborar o Mapa de Quotas.

PortaSaldo transitado(1) QuotaJaneiroFevereiroMarço ... DezembroSaldo
R/c A-5,20 €20,00 €X
R/c B0,00 €22,00 €XX 2,00 €
R/C C3,00 €22,00 €X
…

(1) Saldo transitado é o crédito ou divida no final do ano transacionado.

Neste exemplo, temos:

  • R/c A. Devia 5,2€ relativos ao Ano transitado. Este ano pagou um total de 25,20€, o que liquida a divida referente ao ano anterior e perfaz o valor da quota de Janeiro.
  • R/c B. Pagou a totalidade dos quotas referentes ao ano anterior. Este ano já pagou um total de 46€, o que perfaz as as quotas de Janeiro e Fevereiro, sobrando os 2€ que entram como saldo.
  • R/c C. No ano anterior pagou em excesso 3€. Este ano já pagou 19€, o que, somado ao crédito do ano anterior, perfaz o valor da quota de Janeiro.

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