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Passar a Pasta

Pasta da Administração do CondomínioEm alguns Países a lei determina que o período administrativo deva ser de um ano, começando a 1 de Janeiro e terminando a 31 de Dezembro. Mesmo não sendo obrigatório, o uso destes limites é considerado uma boa prática.

Para terminar a sua administração é preciso efectuar as seguintes tarefas pela ordem indicada:

  1. Convocar uma Assembleia Geral de Condóminos
    A fim de conseguir efectuar a reunião nos primeiros 15 dias de Janeiro, é necessário ainda em Dezembro convocar a Assembleia Geral de Condóminos.
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  2. Fechar as contas
    Deverá ser feito nos primeiros dias do novo Ano.
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  3. Calcular o total a colocar em Conta Poupança
    Com base na analise do Balancete, Diário de Caixa e Diário de Conta à Ordem, decidir quanto pode ser aplicado em poupanças. Em alguns Países a Conta é obrigatória, podendo até haver minimos de transferência por Ano.
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  4. Orçamento para o Ano Seguinte
    A próxima Administração necessita de ter um financiamento de acordo com as despesas esperadas.  Usando o Balancete e alguma outra informação o total de receitas deverá ser estipulado, e por consequência o valor de cada Quota. Poderá apresentar à Assembleia mais que um Orçamento.
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  5. Distribuir a documentação
    Para que os Condomínios se possam preparar para a renuião, é necessário entregar uma cópia dos documentos Balancete, Orçamento e Mapa de Quotas. Não esqueça os Condóminos não residentes no edifício.
     
  6. Efectuar a Reunião
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  7. Escrever a Acta e recolher as assinaturas.
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Convocatória

Convocatória para a Assembleia de CondóminosA ordem de trabalhos deverá conter pelo menos os seguintes assuntos:

  • Aprovação de Contas.
  • Orçamento para o Ano seguinte.
  • Eleição da próxima Administração.
  • Assuntos que os Condóminos queiram discutir.

Tudo o que não estiver em ordem, como reparações, abrir Conta Condomínio, adjudicar novo contracto de manutenção, ... deve constar na ordem de trabalhos.

A fim de conseguir efectuar a reunião nos primeiros 15 dias de Janeiro, é necessário ainda em Dezembro convocar a Assembleia Geral de Condóminos, afim de lhes dar tempo de aviso suficiente. Deve passar a pasta assim que termine o Ano, pois é de evitar fazer pagamentos ou receber Quotas durante o período de transição, sob a pena de os documentos apresentados não reflectirem o estado actual das contas.
Se tiver de efectuar transacções durante esse período crie uma nova folha de cálculo, para o Ano seguinte, e registe todos as transacções nos respectivos Diários.

Nota: Em alguns Países é obrigatório que esta seja nos primeiros 15 dias.

Veja mais informações sobre reuniões aqui.