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Efectuar Pagamentos

PagamentosPara todos os pagamentos efectuados deverá obter um comprovativo, factura ou recibo. Esse comprovativo deverá ser numerado (atribuído um nº de documento) e arquivado na pasta, como descrito em  Organizar o Dossier.

Caso pague com o dinheiro em Caixa deverá registar logo no Diário de Caixa, como descrito em Movimentos de Caixa.

Se pagar por Cheque, não se esqueça de registar também o cheque passado, como descrito em Registo de Cheques.


Receber Quotas

Naturalmente, os pagamentos efetuados pelos Condóminios poderão ser feitos de diferentes formas, aqui destacam-se em numerário por transferência bancária.

Pagamento de quotas em numerárioQuotas pagas em em numerário

Esta operação dá entrada de dinheiro em Caixa, pelo que deverá se registada no Diário de Caixa, como descrito em Movimentos de Caixa.

Deverá, também, ser passado o respectivo recibo ao Condómino.

Home BankingQuotas pagas por transferência bancária

Nesta situação existem duas formas de a Administração tomar conhecimento de que o Condómino efetuou o pagamento da respectiva Quota, ou através de uma cuidadosa análise do Extracto Bancário, ou através de cópia do comprovativo dessa mesma transferência, a qual deverá ser entregue por o condómino. No momento em que a Administração recebe o Extracto de Conta à Ordem, deverá proceder à sua transcrição para a folha de cálculo, bem como ao tratamento de todos os recebimentos efectuados por transferência bancária, os quais deverão ser efectuados pela mesma ordem com que aparecem no referido Extracto.

Para cada recebimento efectuado, bastará seguir o guia Movimentos da Conta à Ordem , passar o respectivo recibo ao Condómino, e actualizar o Mapa de Quotas, como descrito abaixo.

Mapa de QuotasActualizar Mapa de Quotas

Em qualquer dos casos, há sempre que actualizar o Mapa de Quotas, indicando os meses pagos pelo condómino. A folha de cálculo disponibilizada tem uma página para esse efeito.

Caso o Condómino pague uma fracção da Quota, então o mês não deverá contar como estando pago. Deverá ser dado um saldo nesse valor e só quando perfazer o valor total da Quota é que deve considerar o mês como estando pago.

Cuidados a ter com os recibos

Recibos são provas de pagamento, portanto é absolutamente necessário manter o controlo sobre eles. Se não estão previamente numerados, numere-os usando uma numeração sequencial.

Em caso de engano, não se deverá desfazer do recibo. Deverá escrever a palavra ANULADO por cima do mesmo e mante-lo no Livro de Recibos.

Deve usar sempre o primeiro recibo disponível, datá-lo e indicar os meses e fracção a que se refere.