Exemplo de Mapa de Quotas

Créditos de origem desconhecida

O Mapa de Quotas deve ser simples e no entanto reflectir com precisão o estado das contas de cada fracção. É recorrente haver quotas transitadas do ano anterior, quotas pagas parcialmente (normalmente por engano) e até quotas pagas para o ano seguinte (ver pagamento de Quotas). Propõe-se aqui a forma abaixo exemplificada e descrita detalhadamente para apresentar o Mapa de Quotas.

Porta Saldo transitado(1) Quota Janeiro Fevereiro Março ... Dezembro Saldo
R/c A -5,20 € 20,00 € X
R/c B 0,00 € 22,00 € X X 2,00 €
R/C C 3,00 € 22,00 € X

(1) Saldo transitado é o crédito ou divida existente no final do ano e transitada para o ano corrente.

Neste exemplo, temos:

  • R/c A. Devia 5,2€ relativos ao Ano transitado. Este ano pagou um total de 25,20€, o que liquida a divida referente ao ano anterior e perfaz o valor da quota de Janeiro.
  • R/c B. Pagou a totalidade dos quotas referentes ao ano anterior. Este ano já pagou um total de 46€, o que perfaz as as quotas de Janeiro e Fevereiro, sobrando os 2€ que entram como saldo.
  • R/c C. No ano anterior pagou em excesso 3€. Este ano já pagou 19€, o que, somado ao crédito do ano anterior, perfaz o valor da quota de Janeiro.

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Descrição detalhada do Mapa de Quotas

 O método proposto representa as seguintes situações da forma descrita:

  • Inicio do ano, saldos transitados do ano anterior
    Um forma simples de apresentar o estado das contas é introduzir o saldo transitado do ano anterior, numa das primeiras colunas. Este é o ponto de partida para cada condómino.

    O valor transitado, se positivo, deverá também se traduzir em Quotas pagas e/ou saldo (caso não perfaça o valor de uma Quota). As Quotas pagas nesta situação deverão ser assinaladas de modo diferente, usando não uma cruz mas, por exemplo, um "A" - Ano anterior (Não esquecer de incluir na legenda o significado do símbolo escolhido).

    Se negativo, o saldo transitado deverá também ser transportado para a coluna saldo, indicando nesta, com um (*), que se trata de um valor ainda em divida do ano anterior.
     
  • Quotas pagas
    Cada mês pago pelo condómino, na totalidade, deverá ser reflectido na respectiva coluna do mês. colocando uma cruz.
     
  • Acertos
    A coluna Saldo deve traduzir várias tipos de acertos: Se negativo deverá traduzir os valores em falta, se positivo deverá reflectir Quotas de meses seguintes parcialmente pagas ou Quotas já da responsabilidade da administração seguinte.
  • Fim do ano
    No fim do ano, o valor que constar na coluna Saldo, seja este positivo ou negativo, será transitado para o ano seguinte. Se for um valor positivo deverá se traduzir em Quotas pagas no próximo Ano, se for negativo o administrador seguinte deverá cobrá-lo ao respectivo condómino.
     
  • Alteração do valor da Quota a meio do ano
    Se por algum motivo a quota alterar a meio do período administrativo, deverá introduzir uma nova coluna, idêntica à coluna Quota do exemplo, antes da coluna do primeiro mês cujo valor de Quota é diferente.

 

Quotas recebidas para as quais não se consegue identificar o pagador.

Em pagamentos feitos por transferência bancária (registados em Movimentos de  de Conta à Ordem), por vezes não se consegue identificar o pagador, ou porque não entregou o comprovativo ou porque a informação da transacção não é suficiente. Nestes casos aconselha-se que, juntamente com o Mapa das Quotas, sejam publicados estes movimentos pedindo aos originários das movimentos que apresentem os comprovativos dos mesmos.

O mais simples é apresentar uma lista contendo o seguinte:

  • Data do movimento.
  • Descrição.
  • Valor.

 Ter em atenção que um crédito na conta também poderá ser um reembolso.