Como organizar as transações (operações)
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Como organizar as transações (operações)
Categoria de operações (transações)
Todas as operações financeiras (transações) podem ser subdividas em categorias. As categorias servem vários propósitos, que são:
- Agrupar os movimentos por determinadas características, como, por exemplo limpeza, manutenção do elevador, etc. Se o fizer, poderá saber quanto se gastou em determinada Categoria, assim como todas as despesas que contribuíram para o total da despesa nessa Categoria. O total por Categoria é apresentado no Balancete.
- Ao forçar a que os movimentos caiam numa dada Categoria, elimina-se a ambiguidade e demonstra-se, sem recurso a mais documentos, como se chegou aos valores apresentados no Balancete, em cada Categoria de Operações.
Exemplo: todos as movimentos relativos à limpeza, quer sejam pagos em numerário (ver movimentos de caixa) ou da Conta à Ordem(ver mapa de Conta à Ordem), têm a denominação de limpeza na coluna Categoria. Se somar todos esses valores, chega-se-á ao valor total dos custos de limpeza, valor esse que é o apresentado no Balancete.
- Ao usar uma Categoria diferente para cada fração, permite relacionar todos os pagamentos efetuados por um condómino de uma determinada fração, facilitando a validação dos meses pagos até ao momento, caso surja alguma dúvida. Este método é especialmente útil caso seja prática corrente os condóminos pagarem por transferência bancária, situação em que é por vezes, difícil, pelo descritivo, chegar à fração correspondente.
- Identificar recebimentos, dos quais não se sabe a origem. Se não se consegue identificar a origem, pois não se consegue associar a uma fração ou a um reembolso, então deve-se, o quanto antes, tentar encontrar o originário do movimento. Neste caso, sugere-se que faça como descrito em Recebimentos de origem desconhecida.
Lista de Categorias
São exemplos de Categorias de Operações as seguintes:
- Empregada da Limpeza.
- Produtos de Limpeza.
- Seguro Acidentes de Trabalho.
- Seguro Multi-riscos Condomínio.
- Lâmpadas.
- Manutenção de elevadores.
- Agua.
- Luz.
- fração A.
- Fração B.
- fração ...
- fração X.
- Operações Extraordinárias.
A quantidade de Categorias de Operações dependem, apenas, do quanto se quer um Balancete mais ou menos detalhado. Neste site apenas iremos usar, nos exemplos apresentados, as Categorias que aqui constam.
As Operações Extraordinárias
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As Operações Extraordinárias
Operações Extraordinárias são Operações que não são previstas ocorrer no Exercício Corrente, ou por se deverem a recebimentos ou pagamentos não efetuados em outras Administrações, anteriores ou posteriores, ou, ainda, por se deverem a atos isolados, como o pagamento de uma reparação de um cano partido.
São exemplos de Operações Extraordinárias:
- O recebimento de uma quota que deveria ter sido paga no Exercício anterior.
- Um recebimento de uma quota referente ao ano seguinte.
- Uma despesa não paga pela Administração anterior.
- Pintura do prédio, pois ocorre uma vez de x em x anos.
- Arranjo da porta de entrada.
São exemplos de Operações Ordinárias as operações que constam no plano de conservação do edifício, sendo por isso antecipadas e preferencialmente diluídas ao longo dos anos.
Ao serem categorizadas como Extraordinárias, estas Operações entrarão no Balancete como Custos e Proveitos Extraordinários. Ao separar estes valores, poderá facilmente perceber se o valor das quotas é suficiente para suportar os Custos Ordinários ou se será necessário aumentar as quotas.