Como preparar e conduzir reuniões da Assembleia de Condôminos
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Como preparar e conduzir reuniões da Assembleia de Condôminos
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Para obter melhores resultados em Reuniões, tal como em todo o resto, é necessário algum trabalho de preparação. Isto significa notificar os participantes antecipadamente, comunicar-lhes a agenda, estabelecer objetivos. Durante a reunião, deverá haver um papel condutor, verificando em cada assunto se o objetivo foi atingido. É necessário tomar notas para que possa fazer a ata depois.
Primeiro de tudo deve ser estabelecido a agenda. Que assuntos vão ser discutidos e em qual ordem. Comece com um simples. Deixe espaço no fim para outros assuntos que queiram discutir. Assim, além de dar formalmente espaço para outras preocupações que os condôminos tenham, também pode ser usado como argumento para voltar ao assunto em discussão sempre que a assembleia se disperse.
Para cada assunto estabeleça objetivos. É essencial que os objetivos sejam claros para que possam ser concluídos quando estes forem atingidos e passar ao assunto seguinte. Embora possa parecer um preciosismo, convém refletir um pouco sobre o que se pretende. Veja por exemplo, o assunto de pintar o Prédio: o objetivo pode ser decidir quando, ou o que será pintado ou como será financiado, ou todos os objetivos referidos anteriormente.
Comunicar antecipadamente os objetivos também ajuda a aumentar a produtividade da reunião.
Para ajudá-lo a conduzir a reunião, escreva em um papel os assuntos e respectivos objetivos, assim como questões que queira colocar. Deixa espaço para as suas notas. Esta "cabula", assim preparada, também pode ajudá-lo a fazer a Ata.
A seguir notifique os Condôminos, não esquecendo os não residentes. Veja as habitações e/ou endereços de e-mail na folha de cálculo, em Contatos. Nas páginas de convocatória e convocatória individual podem ser encontrados exemplos de convocatórias.
Em alguns Países a lei define o tempo mínimo de aviso que se deve dar aos Condôminos. Também pode ditar o uso de Correio Registrado.
Peça a assinatura dos presentes. Traga uma lista das frações e os respectivos donos para assinarem. Há um exemplo para este efeito na Folha de Presença .
Durante a reunião, tenha um papel de condutor, seguindo a ordem de trabalhos e perseguindo os objetivos de cada assunto. Tome notas.
Finalmente, pegue suas notas e escreva a Ata. Isto deve ser feito logo depois, enquanto a informação ainda está fresca na memória de todos, incluindo a sua. Depois de concluída, peça a todos os participantes que assinem. Saiba mais