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Exemplo de um Mapa de Cotas Condominiais

Créditos de origem desconhecida

O orçamento aprovado do ano determina o valor das cotas Condominiais a pagar. O rateio das mesmas é feito por fração ideal ou por unidade. De uma forma ou de outra há que manter o registro de cada cota paga por cada um dos condôminos. Assim é preciso elaborar um Mapa de Cotas de rateio. O Mapa de Cotas condominiais deve ser simples e no entanto refletir com precisão o estado das contas de cada fração. É recorrente haver cotas por pagar do ano anterior, cotas parcialmente pagas (normalmente por engano) e até cotas pagas antecipadamente para o ano seguinte (ver pagamento de Cotas). Assim propomos a forma abaixo exemplificada e descrita detalhadamente para apresentar o Mapa de Cotas.

PortaSaldo transitado(1) QuotaJaneiroFevereiroMarço ... DezembroSaldo
R/c A-5,20 R$20,00 R$X
R/c B0,00 R$22,00 R$XX 2,00 R$
R/C C3,00 R$22,00 R$X

(1) Saldo transitado é o crédito ou divida existente no final do ano anterior transitado para o ano corrente.

Neste exemplo, temos:

  • R/c A. Devia 5,2R$ relativos ao Ano transitado. Este ano pagou um total de 25,20R$, o que líquida a divida referente ao ano anterior e perfaz o valor da cota de Janeiro.
  • R/c B. Pagou a totalidade das cotas referentes ao ano anterior. Este ano já pagou um total de 46R$, o que perfaz as as cotas de Janeiro e Fevereiro, sobrando os 2R$ que entram como saldo. O Condômino desta fração apenas terá de entregar 20R$ para pagar na totalidade o mês de Fevereiro.
  • R/c C. No ano anterior pagou em excesso 3R$. Este ano já pagou 19R$, o que, somado ao crédito do ano anterior, perfaz o valor da cota de Janeiro.

Descrição detalhada do Mapa de Quotas

O método proposto representa as seguintes situações da forma descrita:

  • Inicio do ano, saldos transitados do ano anterior

    Um forma simples de apresentar o estado das contas é introduzir o saldo transitado do ano anterior, numa das primeiras colunas. Este é o ponto de partida para cada condômino. O valor transitado, se positivo, deverá também se traduzir em Cotas pagas e/ou saldo (caso não perfaça o valor de uma Cota). As Cotas pagas nesta situação deverão ser assinaladas de modo diferente, usando não uma cruz mas, por exemplo, um "A" - Ano anterior (Não esquecer de incluir na legenda o significado do símbolo escolhido). Se negativo, o saldo transitado deverá também ser transportado para a coluna saldo, indicando nesta, com um (*), que se trata de um valor ainda em divida do ano anterior.
  • Cotas pagas

    Cada mês pago pelo condômino, na totalidade, deverá ser refletido na respectiva coluna do mês, colocando uma cruz.
  • Saldo

    A coluna Saldo deve deve refletir a divida ou credito que o condômino tem para o condomínio. Se tem valores do ano anterior ou cotas deste ano em atraso o valor deve ser negativo. Se pagou parcialmente a cota do próximo mês (acontece por vezes por engano) a cota não fica paga. É lhe dado o valor em saldo até que perfaça o valor total da cota.
  • Fim do ano

    No fim do ano, o valor que constar na coluna Saldo, seja este positivo ou negativo, será transitado para o ano seguinte. Se o condômino saldou as suas dividas e pagou cotas do ano seguinte, este valor deverá ser positivo. Se por outro lado ficaram cotas por pagar o valor deverá ser negativo. Cabe ao próximo Síndico cobrar as dividas caso hajam ou dar cotas como pagas se houver pagamento de cotas adiantadas. Os recibos devem sempre ser emitidos pelo Síndico que os recebe.
  • Alteração do valor da Cota a meio do ano

    Se por algum motivo a Cota alterar a meio do período administrativo, deverá introduzir uma nova coluna, idêntica à coluna Cota do exemplo, antes da coluna do primeiro mês cujo valor de Cota é diferente.

Cotas recebidas para as quais não se consegue identificar o pagador.

Em pagamentos feitos por transferência bancária por vezes não se consegue identificar o pagador (ver Movimentos de Conta à Ordem), ou porque não entregou o comprovativo ou porque a informação da transação não é suficiente. Nestes casos aconselha-se que, juntamente com o Mapa das Cotas, sejam publicados estes movimentos pedindo aos originários das movimentos que apresentem os comprovativos dos mesmos.

O mais simples é apresentar uma lista contendo o seguinte:

  • Data do movimento.
  • Descrição.
  • Valor.

Ter em atenção que um crédito na conta também poderá ser um reembolso de uma despesa efetuada no ano corrente ou no ano anterior.

Aconselha-se assim a manter o registro das contas dos fornecedores para despiste destas situações.



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