Como organizar o Dossiê
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Como organizar o Dossiê
Toda a documentação deverá estar organizada em pastas, ordenada por data de documento. Deve também ser atribuído um nº sequencial a cada documento, de forma a permitir referenciar os documentos em mapas e balancetes. Cada exercício, ano Contabilístico, deverá ficar num dossiê devidamente identificado. Se seguir estas regras, será fácil encontrar documentos mesmo passado anos, justificar qualquer despesa, rever qualquer exercício.conta
Assim, propõe-se separar os documentos pelos seguintes tópicos, usando um separador bem identificado para cada tópico:
- Banco (BK).
Extratos bancários recebidos, notificações e outros documentos trocados com a instituição bancária.
- Recibos de pagamentos (RE).
Fatura de recibos de Agua, Luz, manutenção, limpeza, etc.
- Correspondência genérica (CR).
Cartas recebidas, cópia de cartas enviadas a Condôminos ou a fornecedores, etc...
- Registro de Cheques (CK).
- Fecho (FE).
Documentos apresentados no fechamento do exercício, documentos como os diários, o balancete, Mapa de Cotas, orçamento, etc...
Todos os documentos deverão estar ordenados por data de documento.
Caso o volume dos recibos de pagamentos seja significativo é aconselhável numerá-los.
Como dito anteriormente, os documentos devem ser ordenados por data de documento. Uma numeração sequencial deve ser escrita no canto superior direito de cada documento.
Cada separador (Banco, Recibos) deverá ter a sua própria sequência. Para distinguir use prefixos na numeração, deste modo: BK1, BK2, .. para Banco e RE1, RE2, RE3 ... para recibos, por exemplo.
Assim, poderá fazer referência a estes documentos, pelo seu nº de sequência, nos Diários de Caixa e Diário de Conta à ordem tornando simples validar esses mesmos mapas em caso de necessidade. É também aconselhável por tornar o seu exercício administrativo mais transparente e fiável.
Contratos são transversais ás administrações. Começam numa e podem terminar várias administrações depois. Assim o melhor é arquiva-los separadamente. Um dossiê para contratos ativos e outro para contratos terminados, ordenando os documentos por nome da empresa.
Ter as plantas do edifício, como plantas da arquitetura, da rede elétrica, da rede telefônica, rede de TV, etc, é muitas vezes útil, pois sempre que um dos Condôminos precisa efetuar obras, poderá necessitar destes documentos. Se a administração estar em posse destes documentos poderá poupar os Condôminos de idas à conservatória.
Por vezes os construtores fornecem fotografias das paredes em estado de construção, com as canalizações à vista. Estas fotografias são bastante úteis em caso de se precisar fazer obras ou até mesmo para evitar acertar um cano ao fazer um simples furo. Estando na posse da administração, estas estarão sempre disponíveis, para todas as frações, independentemente da rotatividade dos Condôminos.