Como devo registar pagamentos e Cotas
Partilhar
Como devo registar pagamentos e Cotas
Efetuar Pagamentos
Para todos os pagamentos efetuados, será necessário obter um comprovante, fatura ou recibo. Esse comprovante deverá ser numerado (atribuído um nº de documento) e arquivado na pasta, como descrito em Organizar o Dossiê.
Caso pague com o dinheiro em Caixa, será necessário registrar logo no Diário de Caixa, como descrito em Movimentos de Caixa.
Se pagar por Cheque, não se esqueça de registrar também o cheque passado, como descrito em Registro de Cheques.
Receber Cotas
Partilhar
Receber Cotas
Naturalmente, os pagamentos efetuados pelos Condôminos poderão ser feitos de diferentes formas, aqui destacam-se em numerário por transferência bancária.
Cotas pagas em numerário
Esta operação dá entrada de dinheiro em Caixa, que deverá ser registrada no Diário de Caixa, como descrito em Movimentos de Caixa .
Deverá, também, ser passado o respectivo recibo ao Condômino.
Cotas pagas por transferência bancária
Nesta situação existem duas formas de a Administração tomar conhecimento de que o Condômino efetuou o pagamento da respectiva Cota, ou por meio de uma cuidadosa análise do Extrato Bancário, ou por meio de cópia do comprovante dessa mesma transferência, a qual deverá ser entregue por condômino. No momento em que a Administração recebe o Extrato de Conta à Ordem, deverá proceder à sua transcrição para a folha de cálculo, bem como ao tratamento de todos os recebimentos efetuados por transferência bancária, os quais deverão ser efetuados pela mesma ordem com que aparecem no referido Extrato.
Para cada recebimento efetuado, bastará seguir o guia Movimentos da Conta à Ordem, passar o respectivo recibo ao Condômino, e atualizar o Mapa de Cotas, como descrito abaixo.
Atualizar Mapa de Cotas
Em qualquer dos casos, sempre é preciso atualizar o Mapa de Cotas, indicando os meses pagos pelo condômino. A folha de cálculo disponibilizada tem uma página para esse efeito.
Caso o Condômino pague uma fração da Cota, então o mês não deverá ser contado como estando pago. Deverá ser dado um saldo nesse valor e só quando perfizer o valor total da Cota é que deve considerar o mês como estando pago.
Cuidados a ter com os recibos
Recibos são provas de pagamento, portanto é absolutamente necessário manter o controle sobre eles. Se não estão previamente numerados, numere-os usando uma numeração sequencial.
Em caso de engano, não deverá se desfazer do recibo. Deverá ser escrito a palavra ANULADO por cima do mesmo e mantê-lo no Livro de Recibos.
Deve ser usado sempre o primeiro recibo disponível, datá-lo e indicar os meses e fração a que se refere.
Recebimentos de origem desconhecida
Partilhar
Recebimentos de origem desconhecida
Valores pagos pelos Condôminos por via de transferência bancária, nas quais não é possível identificar o Condômino ou a fração a que se destina são muitas vezes recorrentes. É comum em alguns Condomínios aparecerem depósitos na Conta a Ordem sem que o autor se identifique. Também acontecem por vezes depósitos na Conta à Ordem do Condomínio devido a algum reembolso de alguma transação efetuada pela administração corrente ou anterior.
Nestes casos, aconselha-se que, juntamente com o Mapa das Cotas, seja publicado estes movimentos pedindo aos originários que apresentem os comprovantes dos movimentos.
O mais simples é apresentar uma lista contendo o seguinte:
- Data do movimento.
- Descrição.
- Valor.
Exemplo de Mapa de Cotas
Partilhar
Exemplo de Mapa de Cotas
O Mapa de Cotas deve ser simples e no entanto refletir com precisão o estado das contas de cada fração. É recorrente haver cotas transitadas do ano anterior, cotas pagas parcialmente (normalmente por engano) e até cotas pagas para o ano seguinte. O Guia Condomínio propõe a forma abaixo exemplificada e descrita detalhadamente para apresentar a elaboração do Mapa de Cotas.
| Porta | Saldo transitado(1) | Quota | Janeiro | Fevereiro | Março | ... | Dezembro | Saldo | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R/c A | -5,20 R$ | 20,00 R$ | X | ||||||
| R/c B | 0,00 R$ | 22,00 R$ | X | X | 2,00 R$ | ||||
| R/C C | 3,00 R$ | 22,00 R$ | X | ||||||
| … |
(1) Saldo transitado é o crédito ou dívida no final do ano transacionado.
Neste exemplo, temos:
- R/c A. Devia 5,2R$ relativos ao Ano transitado. Neste ano foi pago um total de 25,20R$, o que liquida a dívida referente ao ano anterior e perfaz o valor da cota de Janeiro.
- R/c B. Pagou a totalidade das cotas referentes ao ano anterior. Neste ano já foi pago um total de 46R$, o que perfaz as cotas de janeiro e fevereiro, sobrando os 2R$ que entram como saldo.
- R/c C. No ano anterior foi pago em excesso 3R$. Neste ano já foram pagos 19R$, o que, somado ao crédito do ano anterior, perfaz o valor da cota de janeiro.